お仕事の中では進捗会議など、資料を作って報告する局面は多いと思います。この時間を短縮するためのコツをお伝え出来ればと思います。
会議では、資料を使って報告・説明する時間と、その後の議論や指摘、フィードバックの時間に分かれます。後者の時間が一番大事で、報告・説明に時間を使いすぎてはいけません。議論したかったのに、資料の説明で会議が終わってしまった、ということにならないよう、報告・説明は短時間で終わらせるべしで、たいていの場合更なる短縮は可能だと思います。
さて、皆さんが本を読むとき、音読するのと黙読するのではどちらが早いでしょう？黙読ですよね。これと同じで、報告・説明でも黙読を取り入れることでスピードアップできます。
報告・説明を聞く側の立場に立ってみましょう。報告者は、資料に書いてあることをすべて読み上げていたとします。聞く側は聞きながら、資料を黙読しているものです。報告している部分よりも先を見ていることが多いのです。
これを意識した報告・説明が出来れば時間短縮につながります。聞き手は黙読している前提にたって、すべて読み上げないのがポイント。記載の通りです、を上手に使うのです。
例えば定量報告。今週は10タスク完了する計画でしたが、8タスクの完了で2タスク遅延しています、という報告。これ、資料を見ればわかる話です。記載の通り遅延してます、で十分です。
記載の通りです、を使い過ぎて、聞き手が知りたいことが伝わらなかったらどうしよう？と思うかも知れません。でも大丈夫です。そんな時は聞き手が、もう少し詳しく教えてくれるかな？と質問してくれるはず。
記載の通りですを使うことで、情報を減衰させることなく、報告・説明時間を短縮することが出来ると信じる。勇気を出してやってみることが大事だと思います。
